Hatırlanacağı üzere, 14 Şubat 2025 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ile bir yandan Elektronik Ticari Defter Sistemi (“ETDS”) uygulamasının yasal altyapısı oluşturulur iken diğer yandan bazı işletmeler açısından 2025 yılı içerisinde ETDS’ye geçiş zorunluluğu getirilmiş bulunmaktadır.
1) ETDS Uygulamasının Kapsamına Giren Defterler
ETDS uygulamasının kapsamına giren defterler şunlardır:
- Pay Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri
- Müdürler Kurulu Karar Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
2) ETDS Uygulamasına Geçiş Zorunluğuna İlişkin Takvim
Zorunlu olarak ETDS’ye geçmek zorunda olan şirketler ile buna ilişkin tarihler aşağıdaki bölümlerde açıklanmıştır. ANCAK bu konuda en öne çıkan husus, Aşağıdaki bazı şirketler yönünden (örneğin SPK tabi şirketler, Holdingler vb.) ETDS uygulamasına geçme zorunluğuna ilişkin takvimin 1 Temmuz 2025 günü başlamış olmasıdır. Sisteme geçmek için iki aylık bir süreleri bulunmaktadır. Diğer bir anlatımla aşağıda 2.1. bölümünde belirtilen şirketler 31 Ağustos 2025 (bu günün Pazar gününe denk gelmesi nedeniyle 1 Eylül 2025 günü akşamına kadar) ETDS’ye geçiş sürecini tamamlamış olmaları gerekmektedir. Henüz yaklaşık 40 günlük bir süre varmış gibi görünse de, şirketlerin bir an önce bununla ilgili hazırlıklara başlamaları ve 1 Eylül 2025 gününe kadar Sistem’e geçmiş olmaları olası bazı hak kayıplarını (örneğin, genel kurul yapamama, çok önemli bir konuda Yönetim Kurulu Kararı alamama vb.) ve karşılaşabilecekleri sorunları önleyecektir.
2.1. 31 Ağustos 2025 tarihine kadar ETDS’ye kaydolmak zorunda olan işletmeler
1 Temmuz 2025 tarihi itibariyle Esas Sözleşme Değişikliği Bakanlığın iznine tabi statüsünde bulunan aşağıdaki şirketler 31 Ağustos 2025 tarihine kadar ETDS’ye kaydolmak ve Sistemi kullanmak zorundadırlar. Bu işletmeler şunlardır:
– SPK tabi şirketler,
– Holdingler ,
– Bankalar ,
– Finansal Kiralama Şirketleri ,
– Faktoring Şirketleri ,
– Tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri ,
– Varlık yönetim şirketleri ,
– Sigorta şirketleri ,
– Döviz büfeleri ,
– Umumi mağazacılık şirketleri ,
– Lisanslı Tarım depoları ,
– Bağımsız denetim şirketleri ,
– Gözetim Şirketleri ,
– Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri ,
– Serbest bölge Yönetici şirketleri
Öte yandan 2 Temmuz 2025 ile 31 Aralık 2025 tarihleri arasında yukarıda belirtilen statülerden herhangi birisine yeni sahip olacak şirketlerin de 2 ay içerisinde Sistem’e dahil olmaları gerekmektedir. Örneğin 15 Temmuz 2025 günü halka açılmak suretiyle SPK tabi hale gelen bir şirketin 2 ay içerisinde yani 15 Eylül 2025 tarihine kadar ETDS’ye dahil olması gerekmektedir.
2.2. Kuruluşu Ticaret Siciline Tescil Edildiği Anda ETDS’ye Geçmek Zorunda Olan Şirketler
Statüsü ne olur ise olsun (yukarıdaki 2.1. bölüm başlığı altında sayılan statüye sahip olsun ya da olmasın) 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren yeni kurulan şirketler kuruldukları an itibari ile ETDS’yi kullanma yükümlülükleri başlayacaktır.
3) ETDS Uygulamasına İsteğe Bağlı Olarak Geçebilecek Şirketler
Yukarıdaki 2. bölümde sayılanlar dışındaki firmalar ihtiyarı olarak istedikleri zaman sisteme dahil olabileceklerdir.
4) ETDS Uygulamasına Geçişe İlişkin Kurallar/İşlemler/Prosedürler
Yeni kurulacak olan şirketler MERSİS üzerinden ETDS sistem yetkilisini belirleyeceklerdir. Hali hazırda faaliyet gösteren şirketler alacakları karar ile sistem kullanıcısı belirleyip hem ilgili kararı tescil ettirmek ve Sistemi aktif ettirmek için hem de fiziki diğer ticari defterlerinin kapanışını yaptırmak için notere başvurmak zorundadırlar. Geçişe ilişkin yol haritasına aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir.
Sistem ana kullanıcısı aktif olduktan sonra diğer sistem kullanıcıları da sisteme hangi defter bünyesinde yetkili olacak ise tanımlanabilecektir.
Sisteme dahil olan firmalar kullandıkları işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerinin tümünü ETDS’ye taşımak zorundadırlar. Bir kısım defterin Sistem’e taşınması bir kısmının taşınmaması mümkün olmayacaktır.
Defterlerini bir defa elektronik ortama taşıyanlar sonrasında fiziki defter koşullarına hiçbir şekilde geri dönemeyeceklerdir.
Notere ibraz edilecek olan ETDS’ye geçiş için alınması gereken Karar Örneği ile Elektronik Defter Kullanıcısı Bildirim Formu Tebliğ ekinde yer almakta olup, bu bağlantıdan ulaşılabilir.
Tebliğ kapsamındaki ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazına ilişkin işlemlerin gerçekleştirilebilmesi amacıyla Ticaret Bakanlığı’nca Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) hazırlanmış olup etds.ticaret.gov.tr adresinde faaliyete geçmiş bulunmaktadır.
Bu kapsamda, Bakanlık tarafından ETDS’nin işleyişine ilişkin “100 Soruda ETDS” rehber dokümanı ve hangi şirketlerin yükümlülük kapsamında olduğuna ilişkin Yol Haritası Şeması ile Rehberler & Kılavuzlar hazırlanmış olup söz konusu dokümanlara aşağıdaki linklerden ulaşılması mümkündür.
Bu Sirkülerimize ilişkin görüş, öneri ve sorularınızı info@narcon.com.tr‘ye iletebilirsiniz.
Saygılarımızla.
NARCON YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK A.Ş.
21.7.2025